Kaip rašyti efektyvius elektroninius laiškus angliškai


Tokie dalykai kaip laiško tonas priklausys nuo jūsų santykių su asmeniu, kuriam rašote. Būtina atsižvelgti į tai, kaip gerai pažįstate tą žmogų, ar jis dirba jūsų įmonėje, o gal yra jūsų klientas bei kuriame sektoriuje dirba. Čia pateiksime svarbiausius elementus, kurie užtikrins, kad jūsų sakiniai bus trumpi, paprasti ir aiškūs.


Tema (subject line)


Temos pavadinimas turėtų būti tikslus ir aiškus. Jis turėtų pabrėžti pagrindinę el. laiško mintį. Pavadinimas patraukia skaitytojo dėmesį, o laiškas be temos pavadinimo dažnai būna ignoruojamas. Gero temos pavadinimo pavyzdys galėtų būtų toks:


Staff meeting 10th October


Kartais, neoficialiose situacijose, nebūtina rašyti paties laiško. Viską galite pranešti temos eilutėje, pvz.


I’m not in the office tomorrow - please call Monika with any urgent issues.


Pasisveikinimas


Oficialų el. laišką paprastai pradedame kreipiniu „dear“, po kurio nurodoma pavardė. Pavyzdžiui:


Dear Mr Stevenson

Dear Mrs Stevenson


Kai kurios moterys nenori naudoti titulo „Mrs“, tuomet pasikliaukite neįpareigojančiu „Ms“. Taip pat tą darykite, jei nežinote, ar moteris yra ištekėjusi.


Dear Ms Smith


Jei nežinote asmens, kuriam rašote, vardo, rašykite:


Dear Sir/Madam


Jei gavėją pažįstate gerai arba anksčiau su juo susirašinėjote, galite naudoti jo vardą:


Dear James


Kiti (neoficialūs) būdai pradėti laišką:


Hello / Hi James

Hello / Hi (be vardo)

James


Jei rašote keliems žmonėms, pavyzdžiui, visiems savo skyriaus darbuotojams, galite naudoti:

Dear all (formalus kreipimasis)

Hi all (neformalus)

Hi everyone (neformalus)


Draugiška pradžia


Jei esate gerai pažįstami arba jau buvote susirašinėję anksčiau, galite pradėti nuo draugiškai ir neformaliai, pavyzdžiui:


I hope you’re well.

How are you?

I hope you had a nice holiday.

I hope everything is going well.


Užuomina į ankstesnį kontaktą


Jums gali tekti paminėti metą, kai jau esate bedravę. Tai galėjo būti telefono skambutis, susitikimas ar laiškas. Apie šį bendravimą galite užsiminti šiomis frazėmis:


It was lovely meeting you yesterday.

It was nice speaking to you on the phone last week/earlier.

Thanks/Thank you for your email.

Thank you for your enquiry.


Atsiprašymas


Jei vėluojate atsakyti, oficialioje elektroninėje korespondencijoje galite rašyti:


I apologise/I am sorry for the delay in replying to your email.


Jei tam yra rimta priežastis, galite ją paminėti:


I apologise/I am sorry for the delay in replying to your email, but I wanted to make sure the figures were correct.


Neoficialiuose laiškuose galite rašyti:


Sorry it’s taken me so long to get back to you.


El. Laiško rašymo priežastis


Pristatydami temą, galite naudoti oficialias frazes, pavyzdžiui:


I’m writing in connection with…

I’m writing regarding….

I’m writing with regard to….

I’m writing to….

As discussed, I’m sending you….


Neoficialios frazės:


I wanted/would like to follow up on….

I wanted/would like to ask about…


Atkreipkite dėmesį, kad rašome „I wanted“, o ne „I want“. Būtasis laikas prideda mandagumo.

Jei rašote laišką gerai pažįstamam asmeniui, galite tiesiog užduoti klausimą, pavyzdžiui:


Do you know when the internet issues will be fixed?


Jei rašote apie konkrečią problemą, galite pasakyti:


I’m concerned/worried about….


Prisegtukai


Jei el. Laiške prisegėte dokumentus, nurodykite tai rašydami:


Please find attached… (formalu)

I’ve attached/I’m attaching…( neformalu)


Prašymų teikimas


Aiškiai nurodykite, koks jūsų tikslas. Šios frazės padės jums tai padaryti:


I would appreciate it if you could….(formalu)

I would be grateful if you could…. (formalu)

Would you be able to….? (neformalu)

Would you be able to write a short job description and send it back to me as soon as you can? (neformalu)

(Please) Could/Can you(please) …? (formalu)

Could you send me the link when you have a moment? (neformalu)


Jei norite savo prašymą papildyti skubumu, galite nustatyti terminą:


Could you please send me the report by Friday at the latest?

I would appreciate it if you could send me the report by Friday at the latest.


Atsakymas į užklausą


Atsakydami į užklausą galite naudoti šias frazes.


As requested, I have attached the document with the details.


Jei negalėjote įvykdyti prašymo, galite pasakyti:


Unfortunately/I’m afraid I don’t have the information you asked for at the moment.


Esant tokiai situacijai, patikinkite, kad galbūt kada nors ateityje galėsite įvykdyti prašymą. Pavyzdžiui:


As soon as we have an update, I will let you know.


Veiksmų planavimas


Jei tariatės dėl susitikimų, susirinkimų ar vaizdo skambučių, štai kelios praversiančios frazės:


I was wondering if you were/would be available next week.

Would Tuesday suit you?

Would Tuesday work for you?

Would Tuesday be suitable?

I’m afraid I’m not available/free on Tuesday. Would Wednesday work?


El. Laiško pabaigimas


Please do not hesitate to contact us/me with any further queries.

Contact us if you have any queries about the contract.

We are always available to answer your queries.

If you need/require any further information, please do not hesitate/please feel free to contact us/me.

I look forward to hearing from you/seeing you next week/meeting you soon.